13 Dicas Essenciais Para Escrever Um E-Mail Excelente

Tradicionalmente eu escrevo sobre assuntos relacionados a marketing por e-mail aqui no blog e hoje não será diferente. Hoje, falo com você a respeito de como escrever um e-mail.

Mas antes você precisa entender que escrever um e-mail é uma habilidade de importância extrema, por isso vou gastar algum tempo falando sobre isso.

Após essa etapa, vou te apresentar um passo a passo que elaborei para que você possa escrever um e-mail. Pode parecer difícil, mas logo você perceberá que não há mistério.

Se você é daquelas pessoas que adiam escrever um e-mail, pois acha que é uma tarefa muito difícil, este artigo foi escrito para você.

Saber escrever um e-mail é uma habilidade importante

Desde sua criação e, principalmente após a disponibilização da internet para o público em geral, as pessoas enviam e-mails todos os dias. Assim, é de extrema importância saber enviar um e-mail.

Atualmente, ser capaz de escrever um e-mail bom e claro é uma habilidade muito importante, mesmo que você não trabalhe diretamente com marketing por e-mail.

Escrever um bom e-mail pode te ajudar a conseguir um emprego, se relacionar com pessoas novas, entrar em uma universidade e muito mais.

Uma curiosidade a respeito de e-mails, que talvez você ainda não saiba, é que por dia são enviados, em todo o planeta, cerca de 144,8 bilhões de e-mails. Isso é inacreditável!

A informação é do site Mashable que também traz outros dados curiosos sobre os e-mails no mundo. Destes 144,8 bilhões, 89 bilhões são profissionais e 55,8 bilhões são pessoais.

Além disso, já foram registradas 3,3 bilhões de contas de e-mail desde sua invenção em 1971. Deste número, 75% são profissionais e 25% pessoais.

Então, não fique fora dessa e aprenda logo a escrever um e-mail.

  1. Escrevendo a sua linha de assunto

A linha de assunto deve refletir o conteúdo do e-mail que você pretende enviar. Ela pode ser simples ou um pouco mais elaborada. Isso vai depender do conteúdo do e-mail.

Por exemplo: “solicitação de recomendação”; “envio de currículo”; “obrigado”; “lista de tarefas realizadas”; “pergunta rápida”.

Você também pode utilizar palavras-chave na sua linha de assunto que dão a entender exatamente o que você escreve no corpo do e-mail.

Vale frisar que é muito importante que a sua linha de assunto tenha relação com o conteúdo do e-mail.

  1. Sempre utilize uma saudação

Sempre que escrever um e-mail para alguém tenha o cuidado de utilizar uma saudação. Caso você saiba o nome da pessoa não se esqueça de incluí-lo.

A abertura de um e-mail formal, ou não, deve ser antecipada de uma saudação amigável. Por exemplo: Caro Sr. João Fulano.

  1. Mantenha o e-mail conciso

É importante transmitir a mensagem que você quer enviar de forma bem clara. Seja conciso, ou melhor dizendo, seja preciso. Não há porque ficar enrolando.

  1. Utilize fontes profissionais

Caso você esteja enviando um e-mail formal evite fontes muito chamativas, busque utilizar fontes como a Times New Roman ou Arial.

Caso você esteja enviando um e-mail mais informal, você pode utilizar fontes chamativas como a Comic Sans ou Old English.

  1. Emoticons

Preciso recomendar que você não utilize Emoticons quando for enviar algum e-mail profissional, mas é perfeitamente recomendável em algumas situações onde o seu interlocutor seja um amigo ou alguém próximo.

  1. Tome cuidado com as regras de ortografia e gramática

Este é um cuidado que deve ser levado em consideração. Não estou pedindo para que você se torne o próximo Camões ou Machado de Assis, mas acredito que seja importante ter um conhecimento básico da língua que você pretende utilizar na elaboração do e-mail.

Entenda, não é justificável ser desleixado quando o assunto é ortografia ou gramática, mesmo quando você escreve um simples e-mail. Edite seu e-mail quantas vezes for preciso e leia atentamente antes de enviar.

Uma solução apresentada aos usuários pela maioria dos programas de e-mail é o corretor ortográfico automático, mas ele resolve apenas uma parte do problema, pois com relação a gramática você precisará ter ao menos um conhecimento básico.

  1. Utilize o primeiro parágrafo para se apresentar

Caso você não tenha uma relação próxima com o destinatário do e-mail é importante se apresentar no primeiro parágrafo. A abertura de um e-mail, normalmente, começa com uma breve apresentação a respeito do remetente.

Imagine o seguinte exemplo: um advogado busca um emprego em um escritório de outro advogado mais experiente.

O primeiro parágrafo seria escrito da seguinte forma: “Meu nome é João Fulano, sou advogado, com experiência na área de direito tributário. Entro em contato para enviar meu currículo, caso surja alguma oportunidade de trabalho em seu escritório”.

Perceba que neste exemplo, João conseguiu dizer quem era, a que veio e ainda pediu um retorno, caso apareça alguma oportunidade de trabalho no escritório.

  1. Priorize as informações

Já disse aqui que muitos e-mails são enviados todos os dias, portanto é de se imaginar que a caixa de entrada da pessoa para a qual você vai encaminhar o seu e-mail, provavelmente estará lotada.

Após se apresentar e informar ao destinatário do e-mail o motivo pelo qual você está escrevendo, coloque no corpo do texto aquilo que você pretende informar no e-mail.

Você já deve ter percebido que o seu propósito tem que ser claro desde o início e, em seguida, quando entrar no texto principal do e-mail deve utilizar frases curtas e claras, principalmente quando se tratar do envio de algum e-mail formal.

Caso o e-mail seja confuso ou realmente longo demais, o destinatário pode não responder imediatamente. Eventualmente, o destinatário pode até esquecer de responder o seu e-mail ou simplesmente apagá-lo.

  1. Finalize o e-mail com classe

Como expliquei sobre as saudações, existem inúmeras maneiras de encerrar um e-mail, principalmente quando se fala em e-mails formais.

Você pode utilizar termos como: “com os melhores cumprimentos”; “cordialmente”; “respeitosamente”; “Seu aluno”.

É claro que estes exemplos não esgotam as possibilidades de encerramento e, inclusive são usados em situações específicas, mas são apenas alguns exemplos para te auxiliar.

  1. Informe os anexos no corpo do e-mail e não se esqueça de incluí-los

Os arquivos que vão ser encaminhados em anexo podem se tornar um problema para você caso não tome cuidado quando for enviá-los.

Sempre mencione no corpo do texto os arquivos que serão enviados no e-mail e não se esqueça de anexá-los, pois do contrário terá que encaminhar um novo e-mail apenas para corrigir este erro.

Pode parecer bobo, mas acredite, várias pessoas, por falta de atenção se esquecem de confirmar se anexaram os arquivos que serão encaminhados no e-mail.

  1. Revise o corpo do texto

Caso você ainda não esteja seguro, fique tranquilo, pois antes de enviar o e-mail para o destinatário sempre será possível revisar a sua mensagem, seja em seu conteúdo, na ortografia ou na gramática.

É recomendável revisar o texto, principalmente para evitar que o e-mail seja enviado contendo algum erro.

Para isso você pode ler o e-mail que escreveu em voz alta ou pedir a alguém para revisá-lo. As duas formas são ótimas maneiras de identificar erros de digitação ou qualquer errinho no texto.

Para finalizar o e-mail verifique novamente a linha de assunto do seu e-mail se você incluiu uma assinatura, se o destinatário é a pessoa certa para a qual você quer encaminhar o e-mail, se o e-mail será enviado com cópia para outro destinatário e, por fim, não se esqueça de encaminhar o e-mail com cópia para você mesmo a fim de ter um registro direto do e-mail.

Afinal, nesta etapa final todo cuidado é pouco.

  1. Use endereços profissionais

Espera-se que o seu endereço seja uma variação do seu nome, não um mero nome de usuário ou apelido. Evite utilizar números e letras extras, se puder.

Caso você disponha de um e-mail comercial, isso pode tornar seu e-mail ainda mais profissional. Isso é excelente, principalmente se você está escrevendo um e-mail formal.

Se você quiser escrever um e-mail para algum amigo ou pessoa próxima é provável que não precise utilizar um e-mail comercial. Nesse caso, fica a seu critério.

Você vai usar um e-mail comercial ou não a depender do destinatário do e-mail.

  1. Educação nunca é demais

Dependendo do tipo de e-mail, formal ou não, você deverá usar uma linguagem direcionada à pessoa para a qual escreve o e-mail, mas em outros casos isso não deve ser levado muito à risca.

Caso você esteja escrevendo para uma pessoa mais próxima, é possível utilizar uma linguagem que não seja formal, mas ao menos tente parecer amigável.

Conclusão

Escrever um bom e-mail é uma habilidade fundamental na atualidade, pois estamos em uma sociedade cada vez mais conectada. Prova disso é que, atualmente, são enviados cerca de 144,8 bilhões de e-mails todos os dias, 89 bilhões são profissionais e 55,8 bilhões são pessoais.

Acredito que você deve ter percebido que escrever um e-mail não é uma tarefa lá muito difícil, mas que exige algumas etapas que vão desde a linha de assunto, passando por uma saudação até que o e-mail seja finalizado.

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